kalliola-konserni

Tietosuoja

Kalliola-konserniin kuuluvat Kalliola oy ja siihen kuuluva Kalliolan työterveys sekä Kalliolan Setlementti ry, Kalliolan Senioripalvelusäätiö sr ja Kiinteistö oy Kalliola (jäljempänä yhdessä ja erikseen ”Kalliola”) ovat sitoutuneet suojaamaan asiakkaiden yksityisyyttä.

Suuressa osassa palvelujaan Kalliola toimii henkilötietojen käsittelijänä. Näin on, mikäli asiakas käyttää Kalliolan palveluja kunnan tai muun viranomaisen lähettämänä esim. palvelusetelin tai maksusitoumuksen perusteella. Tällöin kunta tai viranomainen on rekisterinpitäjä ja Kalliola noudattaa sen kanssa tehdyn sopimuksen ehtoja henkilötietojen käsittelijänä. Silloin myös tietopyynnöt ja muut tiedustelut yms. osoitetaan kunnan sosiaali- tai terveystoimelle tai viranomaisen tietosuoja-asioista vastaavalle henkilölle. Kalliola luovuttaa asiakkaan asiakastiedot rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä ja voi säilyttää niitä sen jälkeen, mikäli kunta, viranomainen tai laki niin edellyttää.

Osassa palvelujaan Kalliola toimii itse rekisterinpitäjänä:

  • Asiakasrekisteri kattaa itse palvelunsa maksavat asiakkaat. Asiakkaisiinsa nähden Kalliolalla on asiakassuhteen perusteella oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja. Kalliola täydentää asiakkaan tietoja pääsääntöisesti häneltä itseltään saamilla tiedoilla siinä laajuudessa, että palvelu pystytään tuottamaan mahdollisimman laadukkaasti. Kalliola säilyttää henkilötietoja asiakassuhteen päättymisen jälkeen korkeintaan kahden vuoden ajan.
  • Opistorekisteri kattaa Kalliolan kansalaisopiston asiakkaat, opettajat sekä luokka- ja kokoustilojen vuokraajat. Kalliolalla on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja opiston asiakkaisiin nähden asiakassuhteen perusteella ja opiston opettajiin nähden opetustyösuhteen perusteella. Kalliola täydentää tietoja pääsääntöisesti henkilöltä itseltään saamillaan tiedoilla siinä laajuudessa, että opetus- ja tilapalvelut pystytään tuottamaan mahdollisimman laadukkaasti ja turvallisesti. Kalliola säilyttää henkilötietoja asiakassuhteen päättymisen jälkeen korkeintaan kahden vuoden ajan ja opettajien tietoja lain mukaisesti.
  • Potilasrekisteri kattaa ne henkilöasiakkaat, jotka asioivat Kalliolan työterveydessä työnantajansa järjestämän työterveyshuollon asiakkuuden perusteella. Asiakkaisiinsa nähden Kalliolalla on asiakassuhteen perusteella oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja. Kalliolan työterveyden asiakkaan perustiedot tulevat hänen työnantajaltaan ja niitä täydennetään pääsääntöisesti vain asiakkaan itsensä antamilla tiedoilla siinä laajuudessa, että palvelu pystytään tuottamaan mahdollisimman laadukkaasti. Tietoja käsittelevät Kalliola oy:n palveluksessa olevat terveydenhuollon ammattilaiset. Kalliola säilyttää henkilötietoja terveydenhuoltoa ja potilastietoja koskevien lakien mukaisesti.
  • Sidosryhmärekisteri kattaa henkilöt, jotka ovat suostumuksellaan antaneet luvan Kalliolalle säilyttää heidän henkilötietojaan yhteistyöstä, toiminnasta tai tapahtumista tiedottamista ja muuta viestintää varten. Sidosryhmärekisterissä ovat tyypillisesti henkilön nimi ja yhteystiedot. Henkilötietojen käsittely perustuu tässä tapauksessa henkilön antamaan suostumukseen, jonka hän voi halutessaan peruuttaa. Kalliola säilyttää tietoja, kunnes ne osoittautuvat vanhentuneiksi tai kunnes suostumus mahdollisesti peruutetaan.
  • Vapaaehtoisrekisteri koostuu henkilöistä, jotka ovat halunneet vapaaehtoisiksi mukaan Kalliolan toimintaan. Vapaaehtoisrekisterissä on tyypillisesti henkilön nimi ja yhteystiedot. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdessä tehtyyn sopimukseen. Vapaaehtoinen voi halutessaan poistaa tietonsa rekisteristä. Kalliola säilyttää henkilötietoja sopimuksen voimassaoloajan.
  • Kalliola-indeksi -kyselyn vastaajat ja heidän tietosuoja
    Kyselyyn vastaajista ei ole kerätty erikseen tietoa. Kyselystä vastaavat käyttämäsi Kalliolan palvelun tai toiminnon esimiehet. Mikäli vastaat kyselyyn sähköpostitse välitetyn linkin kautta, on sähköpostiosoitteesi kerätty Kalliolan palveluun tai toimintoon ilmoittautumisen yhteydessä. Sähköpostiosoitteesi tai muut tietosi eivät kuitenkaan tallennu kyselylomakkeen vastauksiin.
    Kaikki kyselyn tieto on anonymisoitu, eikä missään kyselylomakkeen vaiheessa voida erottaa yksittäistä henkilöä. Anonyymeja vastauksia käytetään Kalliolan toiminnan kehittämisessä. Tuloksia ei luovuteta ulkopuolelle suoramarkkinointiin tai muihin tarkoituksiin, paitsi mahdollisille tutkijoille, toimittajille ja muille toimintaan liittyvistä asioista kirjoittaville tahoille sekä rahoittajille raporttimuodossa.
    Vastauksia säilytetään Google Forms -palvelimella. Vastausten säilyttämiselle ei ole aikarajaa, sillä on mahdollista, että tuloksia tullaan vertailemaan myöhemmässä vaiheessa tuleviin tuloksiin. Kaikki tietoja käsittelevät henkilöt ovat saaneet organisaatiolta ohjausta turvalliseen tietojen käsittelyyn. Tietoja käsitellään suojatuilla yhteyksillä ja laitteilla.
    HUOMIOI, mikäli kirjoitat sähköpostisi kyselyn alkuun, tarkoittaa tämä sitä, että kyselyn vastaukset eivät ole anonyymejä. Tällöin olet itse antanut suostumuksesi siihen, että henkilökohtaista muutostasi voidaan tarkastella yhdessä oman työntekijäsi kanssa. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta ulkopuolisille. Mikäli kirjoitat sähköpostisi, sinulla on oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus, oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen, oikeus peruuttaa suostumus tiedon säilyttämiseen ja käyttämiseen, oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Pyynnöt osoitetaan ensisijaisesti Kalliolan organisaation hankekoordinaattorille (fanni.ali-melkkila@kalliola.fi) ja mikäli niitä ei asianmukaisesti kohtuullisessa ajassa käsitellä, voi ne osoittaa Kalliolan organisaation tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@kalliola.fi).
    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi Vaihde: 029 56 66700 Faksi: 029 56 66735
    Kalliolan Setlementti ry suojaa kaikkien asiakkaiden ja toimintaan osallistuvien yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Lisäksi Kalliola lähettää 2–5 kertaa vuodessa Kalliolan palveluja tai tapahtumia koskevaa viestintää sosiaali- ja terveysalan organisaatioiden päättäjille ja vaikuttajille. Tällöin käytetään väliaikaista kampanjarekisteriä, jossa on henkilön nimi ja yhteystiedot ja jota koskevien henkilötietojen käsittelyn peruste on yritys-, virkamies- tai järjestöpäättäjän työtehtävä ja/tai vastuualue organisaatiossaan. Tarkemmat tiedot kampanjarekisteristä ilmenevät sen avulla lähetetystä viestistä, jossa on myös ohjeet siitä, miten henkilö voi kieltää Kalliolaa lähettämästä hänelle lisää ko. viestintää.

Henkilön kuuluessa Kalliolan ylläpitämään rekisteriin mahdolliset tietopyynnöt ja suostumusten peruutukset yms. osoitetaan Kalliolalle. Kalliola ei rekisterinpitäjänä luovuta tietoja eteenpäin kolmannelle osapuolelle (ellei laista tai sopimuksista muuta johdu) eikä säilytä tai siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Ennen tietojen hävittämistä tiedot saatetaan anonymisoida tilastollisia ja tutkimuksellisia tarkoituksia varten siten, että anonymisoitujen tietojen perusteella ei voida tunnistaa ketään henkilöä.

Kalliola säilyttää kaikkia henkilötietoja tietoturvallisessa asiakastietojärjestelmässä, johon pääsy on ainoastaan Kalliolan henkilöstöllä. Pääsy on suojattu sekä teknisin että organisatorisin keinoin. Kalliola henkilöstö on koulutettu ja koulutetaan jatkuvasti huolehtimaan tietosuojasta. Sitoutuminen tietosuojaan on osa Kalliolan henkilöstön työsuhteen ehtoja.

Asiakkaalla on oikeus pyytää Kalliolaa kertomaan, mitä tietoja sillä on asiakkaasta. Osassa palveluja asiakas myös osallistuu itse omien tietojensa täydentämiseen.

Tietosuojaa ja omia tietojaan koskevissa asioissa asiakkaan tulee olla yhteydessä Kalliolan tietosuojavastaavaan lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuojavastaava@kalliola.fi. Tietosuojavastaavalta saa myös pyydettäessä Kalliolan eri palveluiden tietosuojaselosteet sekä tietoa asiakkaan oikeuksista omiin tietoihinsa.

Kalliola pyytää huomioimaan, että sillä on velvollisuus tunnistaa tietopyynnön esittäjä luotettavasti. Tietopyynnön esittäjän tulee varautua saapumaan Kalliolan toimitiloihin voimassaolevan henkilöllisyystodistuksen kanssa.

Kalliolan omat julkiset verkkopalvelut sijaitsevat osoitteissa www.kalliola.fi ja www.setlemettitalo.fi. Verkkopalveluita käytettäessä ne tallettavat käyttäjän laitteelle evästeitä, joiden avulla voidaan analysoida sivuston käyttöä tilastollisin menetelmin ja kohdentaa viestintää sivustolla käynnin perusteella yksittäistä käyttäjää tunnistamatta. Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö tai poistaa evästeet muuttamalla selaimensa asetuksia. Palvelut on suunniteltu siten, että ne toimisivat myös ilman evästeitä, mutta niiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluiden toiminnallisuuteen.

Lisäksi Kalliola julkaisee sisältöjä sosiaalisen median kanavissa, kuten Facebookissa. Kullakin sosiaalisen median kanavalla on omat käyttöehtonsa ja käyttäjäkohtaiset asetuksensa, joiden avulla käyttäjä voi itse säädellä, mitä tietoja hänestä kerätään ja mahdollisesti luovutetaan eteenpäin. Em. käyttöehtojen ja käyttäjäkohtaisten asetusten puitteissa Kalliola kerää eri sosiaalisen median kanavissa tietoa sellaisista käyttäjistä, jotka ovat kiinnostuneita tai voisivat hyötyä Kalliolan eri palveluista ja kohdistaa heille Kalliolan palveluista kertovaa viestintää.

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Käyttäjä voi lähettää tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut ja palautteet osoitteeseen:

Kalliolan Setlementti ry / Kalliola oy / Kalliolan Senioripalvelusäätiö sr / Kiinteistö oy Kalliola

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)kalliola.fi
Sturenkatu 11
00510 Helsinki